No mundo corporativo, reuniões são inevitáveis. Mas sejamos sinceros, quantas vezes você já saiu de uma reunião sentindo que perdeu tempo? Imagine o tempo desperdiçado, os recursos mal utilizados e as oportunidades perdidas. Neste post compartilho um pouco das minha vivências e experiência para transformar essa realidade! Ele é particularmente útil para gerentes de projeto e oferece um passo a passo detalhado para planejar, conduzir e finalizar reuniões de projeto eficazes, garantindo que cada minuto seja investido em resultados. Abordo desde a definição clara de objetivos até a criação de uma pauta, passando por dicas eficazes para manter o engajamento dos participantes.

Uma reunião é dividida em 3 partes, vou detalhar e ensinar cada uma delas:

1. Fase Pré-Reunião: A Base do Sucesso

• Objetivo claro: defina o propósito da reunião e o resultado desejado. O que você precisamos alcançar com a reunião? Pense no final da agenda, qual decisão é esperada? Pode ser uma solução para um problema, um informação que habilitará um próximo passo no projeto ou uma aprovação necessária. A clareza desde o início norteará todas as etapas subsequentes.
• Pauta: é o guia da sua reunião. Detalhe os tópicos a serem abordados para atingir o objetivo, incluindo:
  ○ Introdução: Apresente o contexto da reunião, o objetivo principal e os tópicos a serem discutidos.
  ○ Temas específicos: Defina cada tema, o tempo estimado para discussão e o responsável por apresentar o assunto.
  ○ Materiais de Apoio: Compartilhe links para documentos relevantes com antecedência, permitindo que os participantes se preparem de forma eficaz.
  ○ Próximos Passos: Determine as ações a serem tomadas após a reunião e os responsáveis por cada ação.
• Alinhamento prévio com participantes chave: converse individualmente com as pessoas essenciais para o sucesso da reunião, explicando o objetivo, a importância da participação de cada um e o papel que desempenharão. Essa etapa aumenta o engajamento e a taxa de confirmação de presença.

2. É hora de conduzir a reunião

• Pontualidade: demonstre que você valoriza a pontualidade, iniciando e encerrando a reunião no horário previsto. Entre na sala virtual ou física com antecedência para garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente.
• Gestão de tempo: Persiga o tempo estipulado para cada tema e para a reunião como um todo. Reuniões mais curtas e objetivas tendem a ser mais produtivas.
• Moderação: Designe um coorganizador para auxiliar na moderação, garantir que todos tenham oportunidade de falar, evitar interrupções desnecessárias e gerenciar o tempo de cada tópico.
• Engajamento ativo dos participantes: incentive a participação de todos, criando um ambiente colaborativo onde as pessoas se sintam à vontade para compartilhar ideias, fazer perguntas e contribuir para a resolução de problemas.
• Ferramentas de Apoio: Utilize recursos como:
  Ata da Reunião: Registre os pontos chave, decisões e próximos passos.
  Gravação da Reunião: Facilite o acompanhamento e compartilhamento posterior das discussões.
  Legendas: Torne a reunião mais acessível e inclusiva.
• Controle de Presença: Utilize a funcionalidade “controle de presença” para ter um registro de quem participou da reunião e por quanto tempo. Essa informação é útil para enviar a ata posteriormente e para acompanhar o nível de engajamento dos participantes.

3. O que fazer depois da reunião?

 

Uma reunião eficaz não termina com o último “obrigado” dos participantes. O pós-reunião é uma etapa crucial para garantir que todas as decisões e ações sejam acompanhadas de forma organizada e produtiva.

• Reserve um tempo para finalizar
  Depois da reunião, bloqueie 20 minutos na sua agenda exclusivamente para as atividades de encerramento.  Dica: evite emendar outra reunião ou tarefa sem essa pausa. Use esse tempo para organizar os registros e preparar a comunicação de forma clara e objetiva.
• Revise registros e a ata
  Leia suas anotações e certifique-se de que tudo está claro e correto. Para aumentar a qualidade e engajamento, peça a um participante que revise antes de enviar. Isso reforça a colaboração e reduz chances de erros.
• Compartilhe com as pessoas certas
  Envie as anotações para os participantes, colocando-os no campo “Para” do e-mail. Inclua também, em “Cc”, os convidados que não puderam participar e as partes interessadas que precisam estar a par das decisões. Uma dica de organização: envie os nomes em ordem alfabética.
• Inclua materiais de suporte
  Anexe ou mencione os seguintes itens na sua comunicação:
  • Notas da reunião (documento ou resumo);
  • Lista de participantes (planilha ou lista);
  • Gravação da reunião, se houver.
• Acompanhe os próximos passos
  Finalize o pós-reunião destacando os próximos passos combinados:
  • Agende follow-ups para assuntos pendentes;
  • Acompanhe ações;
  • Certifique-se de que as definições tomadas sejam implementadas.

O ideal é agir logo após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco na memória de todos, para manter o fluxo de trabalho em movimento e evitar atrasos.

 

As reuniões corporativas que você conduz são uma prestação do seu serviço, neste post eu dou dícas práticas de como melhorar a experiência dos seus clientes, confira!

Abraço